Shift kerja adalah pembagian waktu kerja menjadi beberapa kali dalam satu hari atau lebih tepatnya 24 jam. Bisa dikatakan bahwa shift kerja merupakan kebalikan pola kerja 1 kali dalam periode 24 jam.

Sistem kerja shift mengharuskan karyawan untuk bekerja pada waktu yang telah ditentukan, baik itu shift pagi atau shift malam. Dalam shift pagi, karyawan diminta untuk bekerja pada awal hari, biasanya mulai dari pagi hingga siang. Sedangkan shift malam berarti karyawan bekerja pada malam hari, biasanya mulai dari sore hingga tengah malam atau dini hari.

Sistem kerja shift biasanya diterapkan dalam bidang pekerjaan yang beroperasi selama 24 jam sehari. Namun, kamu juga harus menerapkan shift kerja jika bisnis beroperasi melebihi 7 atau 8 jam sehari. Sistem shift akan membantu bisnis dalam menjaga kelancaran operasional tanpa terganggu waktu istirahat atau libur.

Mengelola shift kerja karyawan secara efektif membutuhkan perencanaan yang matang dan komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mengelola shift kerja dengan lebih efektif:

1. Perencanaan dan Jadwal yang Jelas

Buat jadwal kerja yang jelas dan terorganisir dengan baik yang mencakup semua shift yang diperlukan. Pastikan jadwal disusun sedemikian rupa sehingga semua jam kerja tercakup tanpa ada yang terlewat.

2. Menggunakan Perangkat Lunak Pengelolaan Jadwal

Manfaatkan perangkat lunak pengelolaan jadwal atau aplikasi HR yang memiliki fitur penjadwalan. Ini memudahkan dalam membuat, memodifikasi, dan membagikan jadwal kerja kepada karyawan.

3. Ketentuan untuk Permintaan Libur dan Tukar Shift

Tetapkan kebijakan yang jelas untuk permintaan libur dan tukar shift. Pastikan prosesnya mudah dan transparan, sehingga karyawan dapat merencanakan kehidupan pribadi mereka dengan lebih baik.

4. Rotasi Shift yang Adil

Lakukan rotasi shift secara adil dan merata di antara karyawan, untuk memastikan bahwa tidak ada yang terus-menerus terjebak dalam shift yang tidak diinginkan, seperti shift malam atau akhir pekan.

5. Mempertimbangkan Kebutuhan dan Preferensi Karyawan

Saat memungkinkan, pertimbangkan kebutuhan dan preferensi karyawan dalam penjadwalan. Misalnya, beberapa karyawan mungkin lebih memilih shift pagi, sementara yang lain mungkin lebih fleksibel.

6. Memberikan Notifikasi Jadwal Secara Dini

Berikan karyawan notifikasi tentang jadwal mereka sejauh mungkin di muka. Ini memberi mereka waktu untuk mengatur ulang komitmen pribadi mereka jika perlu.

7. Mengantisipasi dan Mengelola Kekurangan Staf

Siapkan rencana untuk mengelola kekurangan staf akibat sakit, cuti, atau keadaan darurat. Ini mungkin termasuk daftar karyawan yang bisa dipanggil untuk masuk kerja dengan pemberitahuan singkat.

8. Mempromosikan Keseimbangan Kerja-Hidup

Pastikan karyawan memiliki waktu istirahat yang cukup antar shift untuk mencegah kelelahan dan menjaga keseimbangan kerja-hidup yang sehat.

9. Mendengarkan Umpan Balik Karyawan

Buat saluran komunikasi yang terbuka dengan karyawan untuk menerima umpan balik mereka tentang jadwal kerja. Penyesuaian berdasarkan umpan balik dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan produktivitas.

10. Pelatihan dan Dukungan untuk Pengelola Shift

Pastikan manajer dan pengawas yang bertanggung jawab atas penjadwalan shift menerima pelatihan yang memadai dan dukungan untuk mengelola tugas ini secara efektif.

Mengelola shift kerja secara efektif dapat meningkatkan produktivitas, meminimalkan stres karyawan, dan meningkatkan kepuasan kerja secara keseluruhan. Dengan menerapkan praktik-praktik ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis dan efisien.

Baca Juga: Revolusi Manajemen Sumber Daya Manusia: Kekuatan Sistem HR