Payroll merupakan proses administratif yang rumit, umumnya, perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing karena proses payroll yang rumit dan membutuhkan banyak waktu untuk dikelola dengan benar, banyak perusahaan tidak memiliki resource untuk melakukan tugas internal dan perusahaan yang sudah mengalihdayakan financial function cenderung memilih untuk mengalihdayakan payroll juga.

Namun sebelum membahas kriteria payroll outsourcing yang baik, kita perlu mengetahui apa bedanya payroll internal(inhouse) dan outsource.

Payroll Internal (Inhouse)

Payroll internal berarti seorang atau beberapa karyawan dalam perusahaan mengelola tugas menghitung dan mengeluarkan gaji, menangani pajak, dan memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan negara. Tentu saja perusahaan bisa membeli software untuk membantu menyelesaikan pekerjaan payroll, tetapi pekerjaan tetap dilakukan oleh seorang karyawan.

Payroll Outsource

Payroll outsource berarti perusahaan mendapat bantuan pihak eksternal untuk menangani semua pekerjaan payroll. Pihak external ini akan menangani penghitungan dan pengeluaran cek gaji, menjaga perusahaan tetap on-track diantara undang-undang dan peraturan. Sebagian besar payroll outsourcing ini juga membantu mengajukan dan membayar pajak perusahaan.

Payroll adalah tugas yang berulang dan rumit. Yang sayangnya, dapat berarti bahwa banyak perusahaan kesulitan untuk tetap mengikuti perubahan undang-undang. Tugas ini rawan terhadap tidak compliance dan menghadapi resiko tindakan hukum dan keuangan yang menghukum.

Akibatnya, sangat penting bagi tim payroll tahu betul apa yang dilakukan dan mengetahui setiap perubahan legislatif yang telah terjadi. Sudah menjadi rahasia umum bahwa payroll adalah tugas yang rumit dan manual yang memakan banyak waktu, sehingga membutuhkan payroll outsourcing untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu.

Baca Juga: Manfaat Layanan Payroll Outsourcing yang Wajib Anda Ketahui

Kriteria Payroll Outsourcing yang Baik

1. Software Online

Di era digital, penggunaan perangkat lunak on-site telah ketinggalan zaman. Sebaiknya, jangan ragu untuk mencari tahu dan memastikan penyedia layanan payroll Anda menggunakan software online atau berbasis cloud.

Software online bukan hanya menentukan bagaimana cara kerja penyedia jasa payroll, tetapi juga memberikan kemudahan dan fleksibilitas yang tinggi. Layanan ini dapat mengatasi kendala jarak dan ruang, sehingga dapat menjangkau perusahaan di berbagai wilayah.

2. Perhitungan Otomatis

Payroll melibatkan banyak komponen di dalamnya. Anda tentu tidak ingin proses ini dikerjakan secara manual oleh tim outsourcing, yang berarti hanya memindahkan kerumitan dan risiko kesalahan di pihak external. Itu sebabnya, jasa payroll yang menawarkan perhitungan otomatis. Sistem perhitungan otomatis softwarepayroll tidak hanya memberikan hasil yang akurat dan minim kesalahan, tetapi juga jauh lebih cepat dan efisien.

3. Keamanan Data

Dalam payroll outsourcing, data perusahaan Anda dikelola dan disimpan secara eksternal. Sehingga harus memastikan bahwa data karyawan, gaji, BPJS, pajak, dan lain-lain tetap terlindungi, tidak tercecer, dan tidak dapat diakses sembarang orang.

Penyimpanan online sejauh ini terbukti cukup andal dalam menjaga kerahasiaan data client dibanding penyimpanan di storage komputer.

4. Up to date Regulasi Pemerintah

Payroll adalah pekerjaan rumit yang tidak hanya melibatkan banyak komponen, tetapi juga harus mengikuti peraturan pemerintah yang berlaku saat ini. Dengan jasa outsourcing yang up-to-date terhadap ketentuan hukum terbaru merupakan solusi tepat. Layanan semacam ini akan memastikan ketundukan perusahaan Anda terhadap hukum ketenagakerjaan, dari soal upah, lembur, THR, jaminan sosial, jaminan kesehatan, hingga pajak penghasilan.

Layanan payroll outsourcing memberikan banyak sekali kemudahan seputar payroll perusahaan. Untuk mendapatkan manfaat-manfaat payroll outsourcing, Anda bisa menggunakan OrangE HR untuk mengelola payroll perusahaan Anda. Dengan para professional yang sudah berpengalaman dibidang payroll & juga terpercaya, mulai dari perhitungan gaji, pajak, insentif, iuran BPJS dan sebagainya. Segera hubungi OrangE HR.